Records Management

Được cập nhật cho năm 2023, ứng dụng Quản lý hồ sơ của Bộ Hải quân (DON) là phiên bản di động của khóa đào tạo Quản lý hồ sơ DON bắt buộc. Khóa đào tạo dựa trên ứng dụng hàng năm này cung cấp cho nhân viên các nguyên tắc Quản lý hồ sơ và các phương pháp hay nhất theo quy định của Liên bang. Nó giúp người dùng hiểu các phương pháp lưu giữ hồ sơ chung, vòng đời của hồ sơ, cách sắp xếp, hồ sơ thiết yếu, hồ sơ điện tử, hồ sơ của lãnh đạo cấp cao và thông tin liên quan. Đặc biệt, ứng dụng sẽ giúp người dùng hiểu được nhiệm vụ của họ đối với các hồ sơ mà họ chịu trách nhiệm lưu giữ. Một số trách nhiệm đó bao gồm:

- Đảm bảo bạn biết các chính sách và thủ tục Quản lý hồ sơ của cơ quan bạn

- Xem xét kế hoạch hồ sơ của văn phòng của bạn và xác định các tài liệu bạn chịu trách nhiệm duy trì

- Tuân theo hướng dẫn lưu giữ và xử lý được chỉ định trong lịch trình hồ sơ

- Thông báo cho Trình quản lý hồ sơ của bạn về bất kỳ sự khác biệt nào hoặc các cập nhật cần thiết đối với kế hoạch tệp

- Hiểu rằng bạn có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu hồ sơ không được quản lý đúng cách.

Xác nhận hoàn thành khóa học:

- Các kết quả hoàn thành cuối khóa học có thể được gửi qua email đến Hệ thống Lập kế hoạch và Quản lý Đào tạo Hải quân (NTMPS) để hiển thị trong Áo khoác Huấn luyện Điện tử (ETJ).

- Người dùng nên giữ lại các email Chứng nhận Hoàn thành khóa học cho đến khi có thể xác minh việc đăng thành công trong ETJ hoặc Hệ thống Lập kế hoạch Quản lý Đào tạo Hạm đội (FLTMPS) của họ.

- Nếu việc hoàn thành không xuất hiện trong ETJ hoặc FLTMPS sau 72 giờ, người dùng có thể muốn chuyển tiếp một bản sao email tới người giám sát của họ hoặc Điều phối viên FLTMPS/POC đào tạo để xác minh việc hoàn thành. Nếu cần, Điều phối viên FLTMPS có thể ghi lại việc hoàn thành khóa học theo cách thủ công bằng cách sử dụng Biểu mẫu Hoàn thành Sự kiện Học tập FLTMPS.